Licht uit, glow
aan: hoe Glow
Events vier avonden
glow-in-the-dark padel uitverkocht

Glow-in-the-dark sporten zag Marco al eens tot leven komen bij hockey. Lang probeerde hij padelclubs aan te sporen zo’n event te organiseren, maar zonder succes. Ze besloten ‘het goede voorbeeld’ te geven door het zelf als pop-up evenement uit de grond te stampen.

Het duo zei tegen elkaar: “Waarom gaan wij niet gewoon die investering doen? Dan kunnen we laten zien hoe vet het is”. Aan het woord is Anne, die nog zichtbaar nageniet van het succesvolle evenement.

Simpele oplossing

Glow Events zocht een boekingssyteem en kwam uit bij Vev. Om de kosten te drukken, was vooral behoefte aan een gratis oplossing, met toch veel flexibiliteit. Eerder waren ze al vastgelopen met het maken van een Google-formulier, omdat het al gauw te complex werd.

Software om een padelbaan mee te runnen moet volgens Anne vooral simpel zijn: “Mensen moeten gewoon heel snel kunnen zien wat je kunt boeken. En voor ons (als organisatie) moet het zo min mogelijk werk zijn. Er waren twee banen, dus uren konden dubbel geboekt worden. Iemand kon materiaal bijboeken. Ook kon direct online worden afgerekend”.

Vev was daarmee de perfecte oplossing om de 4 dagen vol te plannen. Naast de padelbanen toverde het du ook nog één baan om tot glow-in-the-dark tennisbaan.

Promotiefase

Flyers bleken de sleutel tot succes bij het promoten van dit evenement, maar het dat ging niet zonder slag of stoot, weet Anne: “We hadden wat foto’s op het internet gevonden, om goed te laten zien: dit is wat we gaan doen. Je denkt dat mensen snappen wat ‘glow in the dark’ en ‘padel’ los van elkaar zijn, maar mensen hadden gewoon geen idee. We hebben de digitale en papieren flyer steeds weer aangepast”. Via een QR-code konden mensen makkelijk de boekingspagina op Vev openen, en zo direct een tijdslot reserveren.

Ter promotie gingen vader en dochter ook onder andere langs voetbalclubs, en maakte slim gebruik van het verenigingsnetwerk van Marco. “We hebben ook héél véél WhatsApp-berichten uitgestuurd. “Jongens, hebben jullie het al gehoord? Bla, bla, bla” zegt Anne met een lach.

De belangrijkste les die Anne hier leerde: “Kies het juiste tijdstip. Stuur je de app overdag, dan reageert niemand. Doe je het rond een uurtje of 19u of 20u? Dan heb je ineens allemaal boekingen en stroomt het binnen”.

Het meest succesvolle ‘kanaal’ bleek voor Glow Events dan ook het uitgebreide netwerk te zijn van vrienden, en vrienden van vrienden. “Whatsapp werkte als app uiteindelijk het beste. Via Facebook liep het ook wel, en daar hebben we ook nog een advertentie op geplaatst die goed werd bekeken”. Een gouden tip van Anne is voor iedereen die zelf iets wil organiseren: “Zorg dat je genoeg mensen hebt om je te helpen. Zeker om het evenement op zo’n dag neer te zetten. Het is best veel werk, en het moet leuk blijven om te doen”.

Leuk hadden in ieder geval ook alle padellers het bij Anne en Marco: “In het begin sloeg iedereen flink wat ballen mis, maar zodra je het doorhebt, had iedereen het onwijs leuk. Het was écht een uitje, het ging minder om het sporten zelf”.