Hoe het kledingfonds
van voetbalclub L.A.C.
“Frisia 1883” raak
schiet met Vev

Toch was het altijd nog best een klus om het pakket aan iedereen te overhandigen en goed te registeren. Martijn Hoekstra, voorzitter bij L.A.C. “Frisia 1883” ziet de laatste dagen voordat zijn club met Vev aan de slag ging nog helemaal voor zich: “Lange rijen. Lang wachten. Het was een vrij analoog proces”. De leden maakte immers zelf een afweging wat het beste moment was voor ophalen of terugbrengen, op basis van de gecommuniceerde dagen.

Gratis planningsoftware was dan ook precies wat de voetbalvereniging zocht, om zo de wachttijd voor de leden te beperken en de vrijwilligers die het kledingfonds runnen niet te overbelasten. Martijn: “Het is natuuurlijk best te structuren. Je komt ophalen, terugbrengen of omruilen. Zodra wij weten wie er komt, dan is het eigenlijk heel makkelijk”.

Ook weet de club nu veel beter of het een rustige of drukke dag gaat worden stelt Martijn: “Het geeft veel inzicht. Bij weinig aanmeldingen, kunnen de dames van het kledingfonds eerder naar huis, omdat ze weten dat er niemand komt. Voorheen was het afwachten of er toch nog iemand zou komen”.

Omruilen versimpeld

Naast de grote ophaal- en inleverdata aan het begin en eind van het seizoen, is het kledingfonds ook gedurende het seizoen open. Zeker voor leden van een jaar of 6-7 die door een groeispurt gaan. Omruilen is nu een fluitje van een cent, vergeleken met hoe het vroeger ging, weet Martijn: “Je kon dan mailen om aan te geven dat je wilde omruilen, vervolgens moest iemand die mail dan weer beantwoorden. Er waren al met al 3-4 mails nodig om tot een afspraak te komen. Nu hebben we een standaard proces. Ga naar de Vev-pagina en klik de dag en tijd aan die voor jou werkt”.

Iedereen aan het Vev'en

Martijn moedigt meer sportverenigingen aan om gebruik te maken van de software van Vev. De club weet inmiddels dat het goed werkt om de link online actief te delen en ook in het clubblad een QR-code af te drukken die gescand kan worden. Leden komen zo direct uit op de afsprakenpagina, waardoor het in een paar kliks geregeld is.

Uitgesproken is Martijn dan ook over het omarmen van deze vorm van digitalisering: “Met de middelen die tegenwoordig beschikbaar zijn, kun je de tevredenheid van de vrijwilligers én de leden boosten. Dit geeft iedereen stukje voorspellend vermogen”.

Verder ziet “Frisia” nog genoeg kansen om de gratis software van Vev op meer plekken in te zetten binnen de voetbalclub. “Op maandag en dinsdag biedt onze fysio een inloopuur. Nu gaan deze fysiotherapeuten van huis en hebben ze geen idee of het rustige of drukke avond gaat worden. Via een tweede Vev-pagina kunnen onze leden vanaf volgende week zelf een afspraak maken”, zegt Martijn.

L.A.C. “Frisia 1883” maakt hierdoor silm gebruik van technologie die je doorgaans gewend bent van grote bedrijven, maar nu gratis beschikbaar is voor iedereen die iets te organiseren of strutureren heeft.