Waarom is een afsprakensysteem handig voor mij als therapeut?
Je bent als therapeut natuurlijk liever full focus op je client. Het is onhandig als je telefoon rinkelt voor intake-verzoeken of het wijzigen van afspraken. Ondanks dat veel via een app’je snel geregeld is, zijn we in de wereld om ons heen ook gewend geraakt aan online reserveren.
Met jouw praktijk kun je nu ook overstappen naar zo’n afsprakensysteem. Alle afspraken komen dan handig binnen. Je kunt vaste tijd blokkeren in je agenda. Afspraken kunnen altijd op het hele uur beginnen.
Het systeem van Vev houdt alleen je afspraken bij en bewaart geen vertrouwelijke informatie over jouw cliënten. Wel zo veilig voor iedereen.
Is een afsprakensysteem geschikt als ik cliënten zie op flexibele coachingslocaties?
Ja, het maakt niet uit of je op een vaste plek, een flexplek, of virtuele sessies biedt aan je cliënten. Een boekingsysteem zorgt vooral voor overzicht in je agenda. Eventuele reistijd kun je ook blokkeren in het systeem, om te zorgen dat je nooit te laat bent.
Het is ook mogelijk om in te stellen dat je altijd een periode tussen afspraken wilt vrijhouden. Dat geeft je genoeg tijd om eventuele notities uit te werken.
Wat zijn de voordelen voor mijn cliënten als mijn praktijk werkt met een afsprakensysteem?
Er zijn veel voordelen en redenen om over te stappen naar een online agenda.
- Cliënten kunnen 24/7 een afspraak maken. Uiteraard alleen binnen de door jou gestelde kaders. Je geeft jouw ‘openingstijden’ aan, maar kunt daarbinnen weer tijd blokkeren. Zo ziet de cliënt op ieder moment van de dag wanneer het mogelijk is om een afspraak te maken.
- Verplaatsen en afzeggen kan een cliënt zelf. Je geeft eenmalig de zogeheten ‘policy’ op in het systeem. Daarmee geef je aan tót wanneer cliënten mogen boeken en annuleren. Zo is in te stellen dat afspraken bijvoorbeeld tot uiterlijk 48 uur voorafgaand gemaakt kunnen worden en dat kosteloos annuleren mogelijk is tot 24 uur voorafgaand. Binnen die gestelde kaders mag een cliënt ook nog met een druk op de knop de afspraak verplaatsen naar een ander moment. Dit scheelt een boel heen-en-weer contact over de logistiek van een afspraak.
- Betalingen zijn optioneel, of selectief in te zetten. Afhankelijk van de betaalafspraak die je hebt met een cliënt is het mogelijk om vooruitbetalingen te accepteren. Dit kan bijvoorbeeld gewenst zijn voor een intake van een nieuwe cliënt. Het is ook mogelijk om de tarieven wel te tonen, maar de betaling zelf dierct met de cliënt (of indien van toepassing verzekeraar of werkgever) wel te regelen.
- Cliënten ontvangen herinneringen. Niets vervelender dan een vergeten afspraak. Het gratis systeem van Vev stuurt bijvoorbeeld direct een email ter bevestiging, met daarin o.a. de mogelijkheid om de afspraak toe te voegen aan de agenda van de cliënt. Verder ontvangt de klant op de dag zelf ook nog een herinnering voor de aanstaande afspraak.
- Drempelverlagende werking voor afspraken. Onderzoek laat zien dat de drempel voor veel cliënten hoog ligt om ‘de eerste stap’ te zetten voor het maken van een afspraak. Het aanbieden van een online afsprakenmogelijkheid is daarom een vriendelijke manier om de cliënt in een vertrouwde omgeving een afspraak te laten maken. Zonder eerst te moeten bellen of mailen.
Samengevat, cliënten zijn in veel andere facetten van hun leven gewend om online zaken te regelen. Het systeem van Vev biedt voor therapeuten een laagdrempelige manier om hun agenda online beschikbaar te maken. Het is mogelijk om zélf ook afspraken in te voeren namens je cliënt, en/of tijd te blokkeren waarop cliënten niet zelf mogen boeken.
Run je praktijk op de automatische piloot met je nieuwe toolset
Checkout
Verkopen
Marketing
Betalingen
Bedrijf
Automatische piloot
Overzicht
No-shows
Klanten
Checkout velden
Configureer je checkout om de informatie te verzamelen die je nodig hebt van je cliënten. Van geboortedatum tot namen van huisdieren, stel je eigen checkout samen.
Beschikbare velden
Kies uit een steeds groter wordende bibliotheek van velden voor je bedrijf. Maak ze verplicht of optioneel - de keuze is aan jou. Een nieuw veld nodig? Vraag het rechtstreeks aan in de app.
Velden
Voeg meer specifieke cliëntinformatie om het runnen van je praktijk nog soepeler te laten verlopen.
Checkout
Checkout velden
Configureer je checkout om de informatie te verzamelen die je nodig hebt van je cliënten. Van geboortedatum tot namen van huisdieren, stel je eigen checkout samen.
Beschikbare velden
Kies uit een steeds groter wordende bibliotheek van velden voor je bedrijf. Maak ze verplicht of optioneel - de keuze is aan jou. Een nieuw veld nodig? Vraag het rechtstreeks aan in de app.
Velden
Voeg meer specifieke cliëntinformatie om het runnen van je praktijk nog soepeler te laten verlopen.
Verkopen
Voeg therapie sessies en meer toe
Bepaal zelf wat je aanbiedt in jouw praktijk. Voeg beschrijvingen toe voor je therapie sessies, upload een afbeelding en bepaal je eigen prijzen.
Jouw dag in één oogopslag
Zie precies hoeveel je praktijk omzet, wat populair is onder je cliënten en krijg inzicht in hoe ze hun afspraak hebben gemaakt.
Opnieuw plannen
Met slechts één tap worden je cliënten vaste klanten. Krijg de beste datum en tijd voor een volgende afspraak. Staat er nog geen afspraak in de toekomst? Dan worden jij en je cliënten automatisch herinnerd.
Verkoop slimmer
Voeg opties, tijdsduur, varianten, voorbereidingstijd en opruimtijd toe om je cliënten nog beter te helpen.
Afspraakdeadline
Bepaal zelf hoe ver van tevoren cliënten een therapie sessie mogen plannen. Een uur, een dag, een week van te voren - jij mag het zeggen.
Tijdsuggesties
Met 'Slimme suggesties' kun je je dag optimaliseren door cliënten te laten kiezen uit voorgestelde tijden. Of kies 'Toon alle slots', dit toont eerst de beste tijden, maar cliënten kunnen alle tijden kiezen.
Verberg items
Verberg therapie sessies zodat alleen jij ze kan plannen voor jouw cliënten.
Marketing
Krijg en toon reviews
Zonder iets te doen kan je beoordelingen van je cliënten ontvangen. Je kunt zelf bepalen of ze zichtbaar worden op je pagina.
Je eigen link
Voeg je link toe naar je eigen website en socials. Een link in bio kan het aantal afspraken van je praktijk met 40% verhogen.
Merk
Maak nog meer indruk op je cliënten. Met je gepersonaliseerde pagina valt je pagina nog meer op.
De Vev embed
Laat cliënten slim plannen via een boekingsmodule op je eigen site.
Jouw e-mails
Maak je eigen teksten voor e-mails naar je cliënten. Voeg extra informatie toe, sla een email over, of pas de verzendtijd aan.
Plannen met een QR-code
Voeg je QR-code toe aan flyers, visitekaartjes, stickers en andere uitingen van je praktijk. Zo kunnen je cliënten makkelijk therapie sessies plannen.
Laat je kleuren zien
Kies hoe je pagina eruitziet, zodat deze helemaal overeenkomt met je praktijk.
Paginabeschrijving
Voeg een slogan toe die beschrijft waarom jij de beste bent. Zo kunnen je cliënten het voor je verspreiden.
Betalingen
Vooraf betaald
Laat je cliënten alvast betalen. Alleen als je dat wil.
Tap to Pay op iPhone
Accepteer contactloze betalingen direct via de Vev-app voor iPhone. Cliënten leggen hun betaalkaart op jouw telefoon of gebruiken hun eigen smartphone. Je hebt dus geen pin-apparaat meer nodig.
Scan om te betalen
Laat je cliënten je QR scannen om therapie sessies te betalen. Vev houdt bij wie er heeft betaald, zodat je precies weet wat je praktijk heeft omgezet.
Geen betaalapparaat
Het is niet meer nodig om het bedrag opnieuw in te vullen. Of een apparaat te synchroniseren, verbinden en op te laden in je praktijk. Of een nieuwe rol in je bonnenprinter te doen. Gebruik gewoon je telefoon.
Korting
Geef je cliënt korting op therapie sessies. Kies een percentage of vast bedrag.
Voeg bedrag toe
Extra verkopen tijdens een afspraak is heel eenvoudig. Voeg een percentage, of vast bedrag toe aan de prijs.
Terugbetalen bij annulering
Kies of een cliënt automatisch krijgt terugbetaald na een annulering. Of je nou gebruik maakt van aanbetaling of het volledige bedrag vooraf betaald krijgt, jij bepaalt wat er gebeurt bij een annulering.
Betalen werkt direct
Betalingen werken in een paar keer klikken. Je kunt dus binnen een paar simpele stappen betalingen regelen.
Voorwaarden
Vev maakt automatisch je voorwaarden duidelijk, zodat jouw cliënten weten wat ze kunnen verwachten.
Bedrijf
Jouw overzicht van therapie sessies
Zie precies wie, wat, welke therapie sessies krijgt, en vooral hoe laat de eerst volgende afspraak staat.
Jouw openingstijden
Bepaal zelf wanneer jouw praktijk open (of gesloten) is voor afspraken. Je kunt ook meerdere keren per dag openen.
Alle tijdsloten op een rij
Cliënten zien alleen de dagen en tijden waarop jij (nog) beschikbaar bent voor een afspraak. Jij ziet vervolgens precies wanneer iemand iets gepland heeft.
Voeg je pauzes toe
Je kunt een vaste pauze plannen, of Vev een 'slimme pauze' laten plannen binnen een bepaald tijdvak (bijv. 12:00 en 14:00). Je pauze is definitief, zodra de laatste cliënt geboekt heeft.
Plan 'Me time'
Geen dag is hetzelfde. Met 'Me Time' blokkeer met je direct in blokken van een kwartier tijd in je agenda. Een snelle boodschap, een belletje met een leverancier. Cliënten kunnen in dat tijdvak geen afspraken maken.
Uitzonderingen
Wil je open zijn tijdens feestdagen? Of juist dicht voor een vakantie? Jij bepaalt wanneer je plaats (extra) open is.
Afspraakdeadline
Bepaal zelf hoe ver van tevoren cliënten een therapie sessie mogen plannen. Een uur, een dag, een week van te voren - jij mag het zeggen.
Data export
Exporteer moeiteloos gegevens van jouw praktijk op maand- of jaarbasis. Krijg gedetailleerd inzicht in al je afspraken, inclusief belastingdetails, zodat je altijd goed geïnformeerd en in controle blijft.
Exporteer per dag
Export tot je verkopen per dag - of het nu gaat om historische gegevens, verkopen van vandaag of toekomstige boekingen.
Synchroniseer agenda’s
Synchroniseer je afspraken automatisch met jouw persoonlijke agenda app.
Automatische piloot
Supersimpele communicatie
Elke afspraak, annulering, wijziging en herinnering wordt automatisch naar je cliënt gestuurd. E-mails worden in jouw huisstijl verzonden, zodat het voelt alsof het van jouw praktijk afkomt.
Automatische herinneringen
Cliënten ontvangen automatisch een herinnering per mail, inclusief alle praktische informatie rondom de afspraak.
Kijk terug op de afgelopen maand
Elke maand begint met een overzicht van je verkopen, annuleringen en inkomsten van de vorige maand. Zo weet je precies hoe het met je praktijk gaat.
Je eigen link
Voeg je link toe naar je eigen website en socials. Een link in bio kan het aantal afspraken van je praktijk met 40% verhogen.
Administratie
Doe alle administratie van jouw praktijk automatisch.
Overzicht
Jouw overzicht van therapie sessies
Zie precies wie, wat, welke therapie sessies krijgt, en vooral hoe laat de eerst volgende afspraak staat.
Jouw dag in één oogopslag
Zie precies hoeveel je praktijk omzet, wat populair is onder je cliënten en krijg inzicht in hoe ze hun afspraak hebben gemaakt.
Agenda overzicht
Bekijk al je afspraken voor je bedrijf als een agenda weergave.
Bezorgoverzicht
Je ziet precies waar je moet zijn, op welk tijdstip. We helpen je met de handigste route en tonen alles overzichtelijk op de kaart.
Focus op je cliënten
Je hebt een dagelijks overzicht van cliënten. Zo zie je precies wie er komt, en kun je ook makkelijk opnieuw plannen.
Synchroniseer agenda’s
Synchroniseer je afspraken automatisch met jouw persoonlijke agenda app.
No-shows
Eigen voorwaarden
Stel duidelijke richtlijnen op voor jouw praktijk, zoals hygiënestandaarden, wettelijke vereisten, annuleringsregels en andere belangrijke details. Cliënten moeten bij het afrekenen akkoord gaan met je beleid, wat zorgt voor transparantie en een soepele ervaring voor iedereen.
SMS berichten
Stuur automatisch herinneringen naar je cliënten over afspraken via sms.
Automatische herinneringen
Cliënten ontvangen automatisch een herinnering per mail, inclusief alle praktische informatie rondom de afspraak.
Voorwaarden
Vev maakt automatisch je voorwaarden duidelijk, zodat jouw cliënten weten wat ze kunnen verwachten.
Afspraken in Wallet
Cliënten krijgen na het plannen een 'pas' voor hun digitale portemonnee. Net als met een boarding pass, verschijnt een paar uur voor de afspraak alle informatie prominent op het telefoonscherm van jouw cliënt.
Toevoegen aan agenda
Cliënten kunnen de afspraak aan hun agenda toevoegen. Op deze manier ontvangen ze een melding voor hun therapie sessie. Het adres, de reistijd en de link naar hun bevestigingspagina worden ook automatisch toegevoegd aan de details van de afspraak.
Supersimpele communicatie
Elke afspraak, annulering, wijziging en herinnering wordt automatisch naar je cliënt gestuurd. E-mails worden in jouw huisstijl verzonden, zodat het voelt alsof het van jouw praktijk afkomt.
Cliëntdetails
Voor therapeuten is het superhandig om alle details van je cliënten binnen handbereik te hebben. Zo kun je bijvoorbeeld direct een whatsappje, telefoontje of e-mail sturen.
Annuleringsdeadline
Bepaal tot wanneer cliënten gratis kunnen annuleren. Wanneer er wordt geannuleerd, ontvangt je cliënt een bericht met een link om een nieuwe afspraak te maken.
Afspraak verzetten
Cliënten kunnen de tijd van hun komende afspraak wijzigen, mits de annuleringsdeadline niet is verstreken. Je stelt zelf in hoe flexibel jouw beleid is. Van een uur, tot een paar dagen.
Cliëntgeschiedenis
No worries als je cliënt zegt: "doe maar net zoals de vorige keer". Alle eerdere therapie sessies staan keurig opgeslagen in het contactkaartje van je cliënt.
Klanten
Jouw cliëntlijst
Zie al je cliënten in een overzichtelijke lijst. Of vind die ene specifieke cliënt.
Cliëntdetails
Voor therapeuten is het superhandig om alle details van je cliënten binnen handbereik te hebben. Zo kun je bijvoorbeeld direct een whatsappje, telefoontje of e-mail sturen.
Pas cliëntinfo aan
Bewerk cliëntinformatie. Voeg cliënten samen, of verwijder iemand. Zo hou je jouw cliëntlijst schoon.
Velden
Voeg meer specifieke cliëntinformatie om het runnen van je praktijk nog soepeler te laten verlopen.
Notities
Voeg notities toe aan je cliënten. Deze notities verschijnen rondom de afspraak, zodat je cliënt weet dat ze in goede handen zijn.
Focus op je cliënten
Je hebt een dagelijks overzicht van cliënten. Zo zie je precies wie er komt, en kun je ook makkelijk opnieuw plannen.
Aanstaande therapie sessies
Vev laat precies zien of jij en je cliënt al een vervolgafspraak hebben staan. Zo niet, dan kun je dat met een druk op de knop regelen.
Opnieuw plannen
Met slechts één tap worden je cliënten vaste klanten. Krijg de beste datum en tijd voor een volgende afspraak. Staat er nog geen afspraak in de toekomst? Dan worden jij en je cliënten automatisch herinnerd.
Cliëntgeschiedenis
No worries als je cliënt zegt: "doe maar net zoals de vorige keer". Alle eerdere therapie sessies staan keurig opgeslagen in het contactkaartje van je cliënt.
Het is jouw data
Je cliënt-informatie is van jou. Vev verkoopt, target, doorverkoopt of adverteert niet met deze gegevens. Nu niet, nooit niet.
