Start jouw succesvolle
cateringbedrijf vanuit huis:
een stap-voor-stap gids

Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

De Kamer van Koophandel hanteert drie criteria om je in te schrijven:

1. Je levert goederen en/of diensten. (Maaltijden vallen hieronder).
2. Je vraagt hier een meer dan symbolische vergoeding voor.
3. Je neemt deel aan het (normale) economische verkeer. Dit wil zeggen, je hebt ook opdrachtgevers (klanten) die je niet kent.

Je moet aan deze drie criteria voldoen om je in te schrijven bij de KvK, als één of twee van jou niet van toepassing zijn, dan ben je nog een ‘hobbykok’. Punt 2 is misschien wel het lastigste om te bepalen, zeker als je kookt/bakt voor vrienden of familie en geen bedragen vraagt om van te kunnen leven.

Hierbij twee voorbeelden om je te helpen bepalen op wie jij meer lijkt:

Voorbeeld 1: Janice is gek op bakken. Iedere week bakt zij taarten, koekjes en andere baksels. Omdat ze haar eindresultaat graag deelt op Instagram. Laatst vroeg haar vriendin Irene via Instagram of ze voor de verjaardag van haar dochter een taart kon bakken. Irene stelde voor om 15 euro te betalen. Janice ging daarmee akkoord. In dit voorbeeld hoeft Janice zich niet in te schrijven bij de Kamer van Koophandel.

Voorbeeld 2: Jonathan bakt graag pizza’s vanuit zijn houtoven. Zijn familie eet daar graag van, wanneer ze bij hem over de vloer zijn. En ook op verzoek bakt hij pizza’s die familie bij hem komt ophalen. Via-via hebben nu ook vrienden-van-vrienden gehoord over de pizza’s van Jonathan en heeft hij in de buurt flyers opgehangen. Na een weekend proefgedraaid te hebben, verkoopt hij nu wekelijks vijftien pizza’s aan mensen bij hem uit de buurt voor €12,50. Jonathan moet zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Hij levert goederen (pizza’s), hij vraagt er marktconform bedrag voor en heeft ‘opdrachtgevers’ die hij niet kent (hij maakt ook reclame voor zijn bedrijf om die klanten aan te trekken).

Voor het inschrijven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel betaal je in 2023 eenmalig €75,00. Vroeger betaalde je ieder jaar nog een vergoeding, maar dat is inmiddels afgeschaft en teruggbracht naar alleen het inschrijfgeld.

Het grootste gedeelte regel je helemaal online. Zorg dat je een unieke bedrijfsnaam hebt bedacht. Denk na over je rechtsvorm, hoogstwaarschijnlijk zal dat een ‘eenmanszaak’ zijn indien je alleen een cateringbedrijf vanuit huis begint. En vul de resterende informatie in die de Kamer van Koophandel van je vraagt.

Vervolgens maak je een afspraak bij het dichtsbijzijnde KVK kantoor om je inschrijving te bevestigen. Zonder een fysieke afspraak bij de KVK is je inschrijving niet bevestigd en heb je ook géén KVK-nummer.

Vanuit de bevestigingsmail maak je gemakkelijk een afspraak op een dag en tijd die jou uitkomt. Vergeet niet om je identiteitsbewijs mee te nemen, en zorg dat het inschrijfgeld kunt voldoen met een bankpas (of je telefoon met digitale bankpas). Let op, je kunt niet contant afrekenen bij de Kamer van Koophandel.

Je kunt jouw eenmanszaak online inschrijven via deze link en daarna direct een afspraken maken bij een KVK-kantoor. Je hebt DigiD nodig om het formulier te openen.

(Goed om te weten: je kunt maar één eenmanszaak op jouw naam hebben. Heb je al een andere onderneming? Neem dan contact op met de KVK)

Regelgeving en vergunningen

Er stonden in 2020 bijna 800.000 mensen ingeschreven als zelfstandigen op hun woonadres. Je bent dus niet de eerste die dit proces gaat doorlopen, toch zijn er wel een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.

Check of je eigen woning geschikt is

Het is belangrijk dat je de regels goed doorleest en eventueel een ontheffing aanvraagt indien nodig. Je huis moet bijvoorbeeld zijn ‘woonkarakter’ houden, dat wil zeggen: je mag geen reclame maken op je huis, en je mag niet meer dan een derde voor je cateringbedrijf aan ruimte opslokken. Vaak mag er ook geen personeel werken vanuit je huis. En tot slot moet je het bestemmingsplan checken of het mag. Mag het niet? Dan kun je een ontheffing aanvragen. Kijk op de website van je gemeente om uit te zoeken wat wel/niet mag. 

Tip: in sommige gevallen kun je de kosten voor de zogeheten ‘werkruimte’ aftrekken in je belastingaangifte.

Inschrijven bij de NVWA (en regel eHerkenning)

Producenten, verwerkers en verkopers van levensmiddelen moeten zichzelf inschrijven in het register van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, kortweg NVWA. Dat is een database waarin iedereen die met voedsel werkt staat ingeschreven.

Om je inschrijving bij de NVWA te regelen heb je ‘eHerkenning’ nodig. Dat is een systeem, vergelijkbaar met DigiD, maar dan voor jouw bedrijf. In andere woorden: het is een digitaal identificatiemiddel voor online zakendoen met de overheid.

Je kunt eHerkenning alleen aanvragen indien je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. eHerkenning bestaat bovendien uit verschillende niveaus (het laagste niveau is goedkoper dan het hoogste niveau), maar voor een cateringbedrijf aan huis heb je EH2+ (ook wel: niveau 2+ genoemd) nodig. Verschillende aanbieders verkopen deze toegang, maar om je een idee te geven: KPN verkoopt eHerkenning op niveau EH2+ voor 20 euro per jaar.

(Alle aanbieders kun je hier vinden, let op dat je niet op EH2 klikt, maar echt op EH2+ (inclusief het plus-teken). Alle prijzen liggen ongeveer rond de 20 euro)

Tip: het uitreksel van de Kamer van Koophandel dat je moet aanleveren bij de registratie voor eHerkenning mag niet ouder zijn dan 14 dagen, je doet er dus slim aan om direct na je inschrijving bij de KVK gelijk ook eHerkenning aan te vragen.

Zodra je eHerkenning hebt aangevraagd, duurt het een paar dagen voordat je ermee aan de slag kunt. Ga daarna naar het kopje ‘levensmiddelen’ op deze pagina van de NVWA website.

Het registratieformulier ‘levensmiddelen hygieneverodering’ bestaat uit 8 stappen (inleiding, namens welk bedrijf vult u het formulier in, wijzigingen, activiteiten, opmerkingen, uw gegevens, controleren & verzenden, afronden). Let op: klik op registratie, en niet erkenning.

Bezorgvoorwaarden

Let op, ga je ook maaltijden zelfstandig bezorgen? Ook dan moet je voldoen aan een aantal voorwaarden. Indien je bezorgt met je eigen vervoersmiddel (auto, fiets, scooter, etc.) moet je zorgen dat het middel 1) schoon is en 2) verwarmde etenswaren op minimaal 60 graden blijven vóór de afgifte aan je klant. Ook is het zo dat gekoelde waren op maximaal 7 graden moeten worden afgegeven. En al je verpakkingsmateriaal, maar ook ‘contactmateriaal’ moet geschikt zijn voor het bewaren of werken met voedsel. Je wilt immers voorkomen dat jouw maaltijd, of het materiaal een gevaar vormt voor de voedselveiligheid. 

Financiële en juridische aspecten

Check je huurcontract of hypotheekovereenkomstErgens logisch, dus pak je huurcontract of hypotheekovereenkomst er even bij om te checken of je een bedrijf vanuit je woning mag starten. Is het onduidelijk? Overleg dan met je huisbaas of je hypotheekverstrekker. Een telefoontje voorkomt allicht een boel ellende later. 

Verzekeringen

Voor je huis heb je hoogstwaarschijnlijk al een inboedelverzekering en opstalverzekering. Als je een cateringbederijf vanuit huis begint dan zijn de eigendommen van je bedrijf niet gedekt. Bel je verzekeraar of een tussenpersoon om je verzekering uit te breiden of passend advies te krijgen. 

Het ondernemersplein van de KVK adviseert de volgende verzekeringen voor risico’s:

1. Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering motorvoertuigen (WAM), indien je ook bestellingen gaat bezorgen bij klanten. Deze verzekering is verplicht indien je met motorvoertuigen (zoals een auto) bestellingen levert. Je verzekert je hiermee tegen schade indien je een ongeluk krijgt.
2. Opstalverzekering. Dit is een verzekering tegen brand of inbraak.
3. Beroepsaansprakelijkheidsverzerkring (BAV). De financiele gevolgen dek je hiermee af als gevolg van een beroepsfout.
4. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzerkering (AVB), verzekering tegen schade die je maakt bij een klant.

Belastingen

Ieder kwartaal moet je belastingaangifte doen. Na je inschrijving bij de KVK ontvang je doorgaans binnen twee weken je zogeheten ‘btw-id’ en omzetbelastingnummer per post. 

Zorg dat je vanaf je eerste ‘werkdag’ goed je administratie bijhoudt. Is dit niet je sterkste kant? Schakel dan gelijk een boekhouder of accountant in. Zij kunnen je helpen om je boekhouding goed in te richten en helpen je uiteraard ook bij het benutten van de vele fiscale voordelen die er voor starters zijn.

Het is ook slim om een zakelijke rekening te openen voor jouw onderneming. Zo komen alle inkomsten, maar ook uitgaven binnen op één rekening.

Regeling voor kleine ondernemers: indien je omzet exclusief BTW over een heel kalenderjaar minder dan €20.000 is, dan kom je in aanmerking voor de KOR. KOR staat voor kleineondernemersregeling. Hoe het werkt: als je hiervoork iest, dan reken je géén BTW op de producten die je levert, en mag je de BTW op kosten die je maakt ook niet aftrekken. Het enige dat je moet doen is een beperkte BTW-administratie bijhouden, maar het voordeel is dat je geen BTW-aangifte hoeft te doen. Deze video van de KVK legt in vijf minuten uit of het iets voor je is. Dikke tip!

Voedselveiligheid en hygiëne

Het kan absoluut geen kwaad hier een (online) cursus over te volgen als het hele onderwerp nieuw voor je is. Ben je al wel bekend hiermee? Dan kun je zelf ook een HACCP-voedselveiligheidsplan opstellen. Je kunt ook een door de branche opgestelde en officieel erkende hygiënecode gebruiken. Lees meer over dit onderwerp op de website van de NVWA.

Om je een beeld te geven, online worden cursussen en toetsen voor een bedrag uiteenlopend van 50-85 tot ongeveer 200-285 euro aangeboden. De laagste tarieven zijn alleen online, maar voor hogere bedragen soms inclusief een dagdeel op locatie.

Gelukkig heb je geen complete tweede keuken nodig voor het runnen van je cateringbedrijf aan huis. Wel is het zo dat je de zakelijke als priveproducten goed van elkaar gescheiden houdt. In zoverre kan een tweede koelkast of vriezer dus geen gekke investering zijn. Indien je dit niet doet en een inspectie krijgt van de NVWA, dan moeten alle producten in de koelkast voldoen aan de HACCP-eisen.

Marketing en promotie

Tegenwoordig is Instagram, maar ook zeker TikTok en Facebook onmisbaar om jouw cateringbedrijf te promoten. Zeker als je een beetje handig bent, en leuke content (foto’s en video’s) kunt maken rondom jouw bedrijf en producten, dan kan dat jouw omzet een flinke boost geven.

Veel thuiskoks geven aan dat het in het begin helpt om veel andere thuiskoks te volgen op Instagram. Zo krijg je een goed beeld van de community, en zullen anderen jouw misschien ook terugvolgen.

Het is ook zeker aan te raden om familie en vrienden te vragen jouw pagina te liken, volgen en te delen.

Wat je vooral goed moet regelen is hoe mensen bij je gaan bestellen. Je hoeft geen hele website te bouwen, een bestelpagina is meer dan voldoende in combinatie met je Instagram. Je kunt zo’n gratis pagina aanmaken bij bijvoorbeeld Vev. Je geeft daarbij heel makkelijk aan welke producten je verkoopt, je kunt bestellingen laten afhalen of zelfstandig bezorgen (en aangeven of de bezorging gratis is, wat je rekent, en je bezorgomgeving instellen) en ook nog online betalingen aannemen.

Een goed voorbeeld is ondernemer Kai van Sushi van Kai. Hij gebruikt zowel zijn feed als stories slim om zijn klanten te vertellen over zijn aanbod. Vanuit de link in zijn bio klik je direct door naar zijn bestelpagina. Hiermee voorkom je een boel onduidelijkheid en weet de klant direct wanneer hij of zij kan bestellen.

Klantenservice en communicatie

Oke, je hoeft natuurlijk geen klantenservice-afdeling op te zetten. Maar, goede communicatie voor jouw klanten is natuurlijk wel belangrijk. Het tijdig en professioneel beantwoorden van vragen over bijvoorbeeld allergenen, maar ook andere vragen die klanten hebben zijn essentieel om vertrouwen op te bouwen bij jouw klanten. Een goed begin, is het halve werk!

Ons advies om via DM’s (op Instagram, Facebook, en TikTok) goed bereikbaar te zijn. Je hebt op die manier snel en gemakkelijk contact met klanten, op het platform waarop ze waarschijnlijk toch al jouw content zien. Het stelt je in staat om real-time te reageren en eventuele problemen of zorgen van klanten direct aan te pakken.

Het opbouwen van informele relaties via DM’s kan later ook in je voordeel werken. Het is een slimme en makkelijke manier om bijvoorbeeld speciale aanbiedingen of promoties te delen met trouwe klanten.

Door te zorgen voor een uitstekende klantenservice en effectieve communicatie via kanalen zoals Instagram DM's, bouw je een sterke relatie op met je klanten en vergroot je de kans op succes voor jouw cateringbedrijf vanuit huis.

Productaanbod en prijsstelling

Het kiezen van een aantrekkelijk productaanbod en het bepalen van de juiste prijsstelling zijn essentiële stappen bij het opzetten van een succesvol cateringbedrijf vanuit huis.

Het kiezen van je specialiteiten

Bij het samenstellen van je productaanbod is het belangrijk om je te richten op je culinaire sterke punten en specialiteiten. Dit kan variëren van huisgemaakte taarten en koekjes tot aan exotische gerechten en gezonde maaltijden. Zorg ervoor dat je een gevarieerd aanbod hebt dat past bij de behoeften en smaken van je doelgroep. Luister goed naar je gevoel, maar voorkom dat je een te grote menukaart hebt. Bedenk je bij alles: waar wil ik om bekend staan? En lever dát! Hoe gerichter, hoe beter.

Het bepalen van prijzen en eventuele aanbiedingen

Bij het bepalen van de prijzen voor je producten is het belangrijk om rekening te houden met de kosten van ingrediënten, jouw uren, verpakking en eventuele bezorgkosten/inkoopkosten. Zorg ervoor dat je prijzen concurrerend zijn, maar tegelijkertijd voldoende winstmarge bieden om je bedrijf winstgevend te houden. Je kunt daar in dit artikel meer over lezen.

Overweeg ook om speciale aanbiedingen of promoties aan te bieden om nieuwe klanten aan te trekken of bestaande klanten te belonen voor hun loyaliteit. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van kortingen, loyaliteitsprogramma's of tijdelijke acties. Zorg ervoor dat deze aanbiedingen duidelijk worden gecommuniceerd via je marketingkanalen, zoals je Instagram-account en bestelpagina.

Door zorgvuldig je productaanbod en prijsstelling te bepalen, kun je een solide basis leggen voor het succes van je cateringbedrijf vanuit huis. Zorg ervoor dat je je aanbod regelmatig evalueert en aanpast op basis van feedback van klanten en veranderende marktomstandigheden om je bedrijf te laten groeien en bloeien.

Bestellingen en bezorging

Het efficiënt en betrouwbaar afhandelen van bestellingen en bezorging is cruciaal voor het succes van je cateringbedrijf vanuit huis. Hier zijn enkele belangrijke aspecten om rekening mee te houden:

Afhaal- en bezorgopties:

Bied je klanten verschillende opties voor het ontvangen van hun bestelling. Je kunt ervoor kiezen dat klanten hun bestelling alleen kunnen afhalen op een tijdslot (of tijdvak). Of je kunt bestellingen ook bezorgen bij klanten.

Je kunt ook een mix van beide aanbieden. Ook als je jouw bedrijf alleen runt. Een sushi-chef die met Vev werkt biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om tussen 16:30 en 17:00 de bestelling af te halen. Vanaf 17:30 springt hij op zijn bakfiets, en levert hij uiterlijk om 18:30 zijn laatste bestelling af. 

Het zelfstandig bezorgen van bestellingen is mogelijk via de slimme en gratis software van Vev. Je geeft jouw eigen adres op, vervolgens geef je aan welk vervoersmiddel je gebruikt en hoeveel minuten je maximaal wilt rijden/fietsen. Op basis daarvan is jouw bezorggebied ingeregeld. Klanten voeren dan hun eigen adres in, om te zien of jij bij hun levert.

Voor het instellen van de bezorgkosten heb je vier opties, waarbij je ook kunt mixen en matchen. Je kunt een standaardprijs rekenen voor je bezorging (bijvoorbeeld 2 euro). Je kunt een prijs per kilometer rekenen, gerekend vanaf je thuisadres - bijvoorbeeld 35 cent. Je kunt ook aangeven dat er voor een minimum bedrag besteld moet worden, om uberhaupt een bezorgbestelling te kunnen plaatsen. En tot slot is het mogelijk om gratis bezorging aan te bieden vanaf een bepaald bedrag.

Planning en organisatie:

Zorg voor een gestroomlijnde planning en organisatie van je bestellingen om ervoor te zorgen dat je aan de verwachtingen van je klanten kunt voldoen. Dit omvat het bijhouden van bestellingen, het plannen van de bereidingstijd en het coördineren van bezorgtijden. Indien je geen gebruik maakt van bestelsoftware zoals Vev, is het van belang een goede administratie met de hand of andere tools bij te houden.

Betalingen en administratie:

Het is belangrijk om een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk systeem te hebben voor het verwerken van betalingen en het bijhouden van administratie. Met Vev is het mogelijk om een koppeling te maken met de betaalpartner Stripe. Dat is een gratis dienst, waarmee je online betalingen kunt ontvangen.

Het handige daarvan is dat alle bestellingen in je Vev-systeem direct als ‘betaald’ en ‘niet betaald’ worden gelabeled. Zo zie je precies wie nog moet betalen. Ook indien je het geld via een bankafschrijving of ander kanaal ontvangt (cash, bijvoorbeeld) dan kun je de betaling alsnog markeren als ‘betaald’. Zo verlies je nooit het overzicht.

Ook voorkomt een bestelsysteem problemen bij het doen van je belastingaangifte, omdat je immers heel makkelijk terug en vooruit in de tijd kunt gaan. Je ziet immers precies wat je hebt geleverd, aan welke klant, op welke dag. Het systeem van Vev is gratis om te gebruiken.

Tips voor succesvol ondernemen

Het runnen van een succesvol cateringbedrijf vanuit huis vereist meer dan alleen het bereiden van heerlijke gerechten en het leveren van uitstekende service. Hier zijn enkele tips om je te helpen slagen als ondernemer:

Netwerken en samenwerkingen:

Bouw relaties op met andere ondernemers, leveranciers en potentiële klanten in je branche en lokale gemeenschap. Dat kan natuurlijk ook gewoon digitaal via Instagram of Facebook groepen. Netwerken kan je helpen om je bereik te vergroten, nieuwe kansen te ontdekken en waardevolle samenwerkingen aan te gaan. Je kunt ook overwegen om deel te nemen aan lokale evenementen in de buurt of  ondernemersbijeenkomsten te bezoeken. Aangezien iedereen moet eten, is het een perfecte manier om jouw bedrijf in de kijker te spelen.

Voortdurende verbetering en groei:

Streef naar voortdurende verbetering en groei van je cateringbedrijf. Dit kan betekenen dat je nieuwe vaardigheden leert, je aanbod uitbreidt, je marketingstrategie verbetert of nieuwe technologieën implementeert. Luister altijd naar feedback van klanten en wees bereid om je aan te passen en te veranderen om aan de behoeften van je doelgroep te blijven voldoen.

Balans tussen werk en privéleven:

Een van de uitdagingen van het runnen van een cateringbedrijf vanuit huis is het vinden van de juiste balans tussen werk en privéleven. Zorg ervoor dat je voldoende tijd besteedt aan je persoonlijke leven en zelfzorg, om te voorkomen dat je opgebrand raakt. Stel grenzen en maak duidelijke afspraken met jezelf en je gezin over werktijden en privétijd. Dit helpt je om gefocust en gemotiveerd te blijven en stelt je in staat om zowel in je bedrijf als in je persoonlijke leven te slagen.

Door deze tips in de praktijk te brengen, ben je goed op weg om een succesvol cateringbedrijf vanuit huis op te bouwen en te laten groeien. Blijf leergierig, veerkrachtig en bereid om hard te werken, en je zult de vruchten plukken van je inspanningen.